Testiranje IQ – Obdelava osebnih podatkov

OBVESTILO O OBDELAVI OSEBNIH PODATKOV PRI IQ TESTIRANJU

Velja od 20. 9. 2026.

To obvestilo pojasnjuje, kako Društvo Mensa Slovenija obdeluje osebne podatke posameznikov pri prijavi, izvedbi in evidenci IQ testiranj.

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je: Društvo za odkrivanje in spodbujanje inteligence Mensa Slovenija, Pod lipami 28, 1000 Ljubljana, matična številka: 1680196000, e-pošta: info@mensa.si, za vprašanja v zvezi s testiranjem: testiranje@mensa.si-

2. Katere osebne podatke obdelujemo

Glede na posamezen postopek lahko obdelujemo zlasti:

• ime in priimek;
• EMŠO;
• datum rojstva;
• spol;
• elektronski naslov;
• telefonsko številko, če jo posameznik prostovoljno navede;
• podatke o izbranem terminu testiranja;
• podatke o prijavi in plačilu;
• podatke, potrebne za izdajo računa;
• podatke o uporabi darilnega bona, kode za popust oziroma druge ugodnosti;
• podatke o predhodnih testiranjih;
• podatke o dejanski udeležbi;
• rezultat testiranja;
• podatke, potrebne za vrednotenje in preverjanje rezultata;
• testne pole oziroma odgovore, kadar se hranijo;
• podatke o spremembah termina, odpovedih, vračilih in pritožbah;
• pri mladoletnih udeležencih podatke iz soglasja starša oziroma zakonitega zastopnika;
• e-poštni naslov osebe, povabljene prek možnosti »Pripelji prijatelja«;
• tehnične podatke, potrebne za varno delovanje prijavnega sistema.

3. EMŠO in zanesljiva identifikacija udeleženca

Društvo Mensa Slovenija pri prijavi na testiranje zbira in hrani EMŠO udeleženca.

EMŠO se uporablja kot enolični identifikator posameznika za:

• zanesljivo ugotovitev, kdo se je prijavil in kdo je test dejansko opravljal;
• povezovanje prijave s konkretno testirano osebo;
• povezovanje izvedenega testiranja z doseženim rezultatom;
• razlikovanje med osebami z enakim ali podobnim imenom;
• preverjanje datumov predhodnih testiranj;
• preverjanje 12-mesečnega razmika med testiranji;
• preverjanje omejitve največ treh testiranj v življenju;
• preprečevanje napačnega pripisa rezultata drugi osebi;
• dokazovanje istovetnosti testirane osebe in njenega rezultata;
• preverjanje izpolnjevanja pogojev za morebitno članstvo v Mensi.

EMŠO se ne uporablja za namene, ki niso povezani z zanesljivo identifikacijo posameznika, evidenco testiranj oziroma drugimi vnaprej določenimi in zakonitimi nameni.

4. Nameni in pravne podlage obdelave

A. Prijava in izvedba testiranja

Podatke obdelujemo za:

• sprejem in obdelavo prijave;
• preverjanje pogojev za udeležbo;
• identifikacijo udeleženca;
• rezervacijo termina;
• komunikacijo;
• izvedbo testiranja;
• vrednotenje testa;
• posredovanje rezultata;
• obravnavo prestavitev, odpovedi in vračil.

Pravna podlaga: člen 6(1)(b) GDPR – izvajanje pogodbe oziroma izvedba ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe.

B. Evidenca predhodnih testiranj

Kandidat se lahko testiranja udeleži največ trikrat v življenju, med posameznimi testiranji mora preteči najmanj 12 mesecev.

Za zagotavljanje teh pravil vodi organizator evidenco izvedenih testiranj.

Pravna podlaga: člen 6(1)(f) GDPR – zakoniti interes Mense Slovenija za zagotavljanje integritete sistema testiranj, enotne uporabe pravil, preprečevanje neupravičenih ponovnih pristopov ter zanesljivo identifikacijo testiranih oseb.

V tej evidenci se uporabljajo samo podatki, potrebni za navedeni namen.

C. Rezultat in dokazovanje rezultata

Rezultat testiranja se poveže z identiteto testirane osebe, da je tudi pozneje mogoče zanesljivo ugotoviti, kateri rezultat pripada kateremu posamezniku.

Pravna podlaga: člen 6(1)(b) GDPR in, po zaključku konkretnega pogodbenega razmerja, člen 6(1)(f) GDPR, kadar je nadaljnja hramba potrebna za dokazovanje rezultata, integriteto evidence oziroma druge upravičene namene.

D. Plačilo in računovodstvo

Podatke o plačniku, plačilu in računu obdelujemo za izvedbo plačila ter izpolnjevanje davčnih in računovodskih obveznosti.

Pravna podlaga: člen 6(1)(b) in člen 6(1)(c) GDPR.

E. Telefonska številka

Telefonska številka je neobvezna.

Če jo kandidat navede, jo lahko uporabimo za nujno oziroma operativno komunikacijo v zvezi s testiranjem.

Pravna podlaga: člen 6(1)(f) GDPR.

F. Varovanje pravnih zahtevkov

Podatke lahko v potrebnem obsegu hranimo zaradi obravnave reklamacij, pritožb oziroma uveljavljanja, izvajanja ali obrambe pravnih zahtevkov.

Pravna podlaga: člen 6(1)(f) GDPR.

5. Namen posameznih podatkov

Ime in priimek

Za identifikacijo kandidata, komunikacijo, izvedbo testiranja ter povezavo z rezultatom.

EMŠO

Za enolično in dolgoročno zanesljivo identifikacijo kandidata ter povezovanje njegove evidence testiranj in rezultatov.

Datum rojstva

Za preverjanje minimalne starosti, ugotavljanje mladoletnosti, dodatno identifikacijo in preverjanje evidence testiranj.

Spol

Za namen uporabljene metodologije testiranja, vrednotenja ali drugega utemeljenega namena, če ga uporabljeni sistem testiranja zahteva.

Elektronski naslov

Za potrditev prijave, podatke o plačilu, obvestila o terminu in komunikacijo v zvezi s testiranjem.

Telefonska številka

Za nujno oziroma operativno komunikacijo, če jo posameznik prostovoljno navede.

Naslov

Kadar je potreben za izdajo računa, fizično korespondenco ali drug zakonit namen.

Podatki o terminu in udeležbi

Za organizacijo testiranja ter evidenco dejansko izvedenih pristopov.

Rezultat

Za posredovanje rezultata, dokazovanje doseženega rezultata ter morebitno preverjanje pogojev za članstvo.

6. Mladoletni udeleženci

Za osebe, stare najmanj 15 in manj kot 18 let, Mensa Slovenija zahteva soglasje starša oziroma zakonitega zastopnika za udeležbo na testiranju.

Podatke zakonitega zastopnika obdelujemo v obsegu, potrebnem za preverjanje in dokazovanje tega soglasja.

7. Prijava tretje osebe

Če kandidat vnese e-poštni naslov druge osebe v okviru možnosti »Pripelji prijatelja«, se ta naslov uporabi izključno za posredovanje povabila oziroma povezave za samostojno prijavo.

Če povabljena oseba prijave ne zaključi, se njen elektronski naslov izbriše najpozneje 30 dni po terminu, na katerega je bila povabljena, razen če obstaja druga pravna podlaga za nadaljnjo obdelavo.

8. Dostop do osebnih podatkov

Do osebnih podatkov dostopajo samo osebe, ki jih potrebujejo za opravljanje svojih nalog.

Podatki se lahko v potrebnem obsegu omogočijo zlasti:

• pooblaščenim osebam Društva Mensa Slovenija;
• izvajalcem oziroma ocenjevalcem testiranja;
• ponudnikom prijavnega in informacijskega sistema;
• ponudnikom gostovanja oziroma elektronske pošte;
• banki oziroma ponudniku plačilnih storitev;
• računovodskemu servisu;
• izvajalcem tehnične podpore;
• državnim organom, kadar to zahteva zakon.

Kadar zunanji izvajalec osebne podatke obdeluje v imenu Mense Slovenija, se razmerje z njim ustrezno uredi skladno z GDPR.

9. Roki hrambe

Prijava in organizacija testiranja

Podatki, ki so potrebni samo za izvedbo konkretne prijave in organizacijo termina, se hranijo do izpolnitve namena in nato toliko časa, kolikor je potrebno zaradi morebitnih pogodbenih ali pravnih zahtevkov, praviloma največ 5 let, če za posamezen podatek ne obstaja druga pravna podlaga.

EMŠO in minimalna evidenca izvedenih testiranj

EMŠO se hrani 50 let z minimalno evidenco testiranj, zaradi zagotovitve dostopa do naslednjih podatkov:

• kdo je test dejansko opravljal;
• koliko testiranj je posameznik že opravil;
• kdaj so bila testiranja izvedena;
• ali posameznik izpolnjuje pogoj 12-mesečnega razmika;
• ali je že dosegel največ tri dovoljene pristope;
• kateri rezultat pripada konkretni osebi.

50 let se hranijo naslednji podatki:

• ime in priimek;
• EMŠO;
• datum oziroma datumi izvedenih testiranj;
• število opravljenih pristopov;
• podatek oziroma referenca, potrebna za povezavo z rezultatom.

Rezultat testiranja

Rezultat se hrani 50 let.

Rezultat se lahko uporablja tudi za preverjanje izpolnjevanja pogojev za članstvo v Društvu Mensa Slovenija ali drugi nacionalni oz, mednarodni Mensi, v kolikor bi se kandidat želel včlaniti.

Testne pole in odgovori

Testne pole, odgovori oziroma drug surov testni material se hrani največ 2 leti.

Po prenehanju teh namenov se varno uničijo oziroma anonimizirajo, če za nadaljnjo hrambo ne obstaja druga ustrezna pravna podlaga.

Računi in računovodska dokumentacija

Hranijo se v rokih, ki jih določajo veljavni davčni in računovodski predpisi.

Soglasje zakonitega zastopnika

Soglasje se hrani 5 let.

Pritožbe in zahtevki

Podatki se hranijo do dokončnega zaključka zadeve in nato do poteka relevantnih zastaralnih rokov.

10. Povezava s članstvom v Društvu Mensa Slovenija

Uspešno opravljen test ne pomeni samodejno včlanitev v Društvo Mensa Slovenija.

Če kandidat pozneje postane član društva, se podatki, potrebni za članstvo, nadalje obdelujejo skladno s pravili, ki veljajo za članstvo.

Pri članstvu se lahko obdelujejo zlasti:

• EMŠO – za nedvoumno identifikacijo posameznika ter povezovanje z osebnim dokumentom in podatki testiranja;
• ime in priimek – za identifikacijo člana;
• polni naslov – za fizično pošto;
• telefonska številka – za nujna oziroma varnostna SMS-sporočila in komunikacijo ob nedelujočem elektronskem naslovu;
• elektronski naslov – za komunikacijo in obveščanje.

Podatki članov se hranijo za čas članstva ter po njegovem prenehanju samo v obsegu in toliko časa, kolikor obstaja ustrezna pravna podlaga oziroma drug upravičen namen.

11. Preverjanje pogojev

Organizator lahko podatke kandidata iz pete točke tega obvestila primerja z evidenco predhodnih testiranj in ugotovi, ali:

• je od zadnjega testiranja minilo najmanj 12 mesecev;
• je posameznik že opravil tri testiranja.

12. Varnost osebnih podatkov

Mensa Slovenija uporablja primerne tehnične in organizacijske ukrepe za varovanje osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, razkritjem, spremembo, izgubo ali uničenjem.

Dostop do EMŠO, evidence testiranj in rezultatov je omejen na pooblaščene osebe v društvu, ki te podatke potrebujejo za opravljanje svojih nalog.

Posebna pozornost se namenja zaupnosti rezultatov in identifikacijskih podatkov testirancev.

13. Pravice posameznika

Pod pogoji, določenimi z GDPR, ima posameznik pravico zahtevati:

• dostop do osebnih podatkov;
• popravek netočnih podatkov;
• izbris podatkov;
• omejitev obdelave;
• prenosljivost podatkov, kadar so izpolnjeni zakonski pogoji;
• ugovor obdelavi, kadar ta ne temelji na zakonitem interesu.

Pravica do izbrisa ni absolutna.

Če je nadaljnja hramba posameznega osebnega podatka še vedno potrebna za namen, za katerega obstaja ustrezna pravna podlaga, na primer za vodenje evidence predhodnih testiranj in preverjanje izpolnjevanja pogoja največ treh pristopov, se lahko zahteva za izbris v tem delu zavrne.

Zahteve se lahko pošljejo na info@mensa.si.

14. Spremembe obvestila

Obvestilo se lahko spremeni zaradi sprememb postopkov, informacijskih rešitev ali zakonodaje.

Na spletni strani je objavljena trenutno veljavna različica.

Kjer je to potrebno zaradi dokazljivosti, Mensa Slovenija hrani tudi podatek o različici obvestila, ki je bila posamezniku dostopna ob prijavi.